Oggi cerchiamo di dare una risposa semplice alla domanda: la nota spese cos’è e come si fa?
Ti è probabilmente capitato di fare una trasferta di lavoro e al ritorno sentirti dire dalla amministrazione: “Hai tenuto gli scontrini vero? Ricordati di fare la nota spese!”
Se hai un’attività e non sai ancora come fare la nota spese puoi trovare di seguito quello che cerchi.
Cos’è la nota spese?
La nota spese è quel documento in cui vengono riportate le spese sostenute da parte di un lavoratore durante una trasferta di lavoro.
In poche parole la nota spese serve a giustificare ai fini fiscali le spese aziendali minori per cui è difficile richiedere la fattura. Basti pensare a un caffè o a un pasto di pochi euro. Infatti la nota spese fiscalmente corretta sostituisce la fattura di acquisto.
Ovviamente parliamo delle spese direttamente collegate all’attività lavorativa e che possiamo riassumere in:
- vitto
- alloggio
- spostamenti (auto, treno, aereo, etc.)
Detto così può sembrare semplice ma in realtà la cosa non finisce qui. Tanto che il Ministero delle Finanze stesso è stato varie interpellato per fornire interpretazioni in maniera normativa e fiscale.
Per non incorrere in pesanti sanzioni infatti la nota spese deve essere fiscalmente valida. Vediamo ora quindi come non rischiare di commettere errori.
Come compilare una nota spese fiscalmente valida
Per essere valida anche ai fini fiscali il documento di nota spese deve necessariamente riportare l’ora e il luogo di tutte le spese sostenute.
Non solo, deve anche riportare in allegato tutte le evidenze di pagamento, come scontrini o documenti di acquisto, emesse nel momento in cui la spesa è stata sostenuta.
La nota spese a norma è quindi un elenco delle voci di spesa sostenute dal lavoratore dettagliato e strutturato con allegati i relativi giustificativi cartacei.
Una volta compilata la nota spese deve riportare le firme rispettivamente di un’incaricato dell’amministrazione e del dipendente. A questo punto la nota spese potrà ritenersi accettata dall’amministrazione e rimborsata al dipendente se necessario.
Modello nota spese fac-simile
Abbiamo visto cosa deve contenere un foglio nota spese. Ora vediamo come scriverlo.
Per questo non ci sono linee guida precise e ognuno può creare la nota spese come vuole. Può essere un foglio scritto a mano o un Excel per esempio.
Qui puoi scaricare il modello fac-simile di nota spese da compilare.
Nota spese MKT per gestire tutto in cloud
Con il nostro smartphone possiamo ormai pagare, monitorare il sonno o controllare da remoto la nostra casa. Quindi perché mai non dovremmo gestire o approvare anche le varie spese aziendali?
Nota spese è la risposta MKT per gestire tutto il ciclo di richiesta e approvazione delle spese direttamente da smartphone ovunque siate tu e i tuoi collaboratori. Non solo, puoi richiedere il rimborso facendo una semplice foto col cellulare allo scontrino e poi dimenticarti di dover conservare la carta.
- GREEN – Basta carta da pinzare e conservare per anni
- SMART – Niente più faldoni che girano per i vari uffici
- VELOCE – Smettila di inseguire responsabili per i corridoi alla ricerca di una firma
Un ‘tap’ sullo schermo dal bancone del bar e la tua richiesta di rimborso è già in fase di gestione!
