Alcune aziende pensano che la conservazione fatture passive non serve perché lo fa già l’Agenzia delle Entrate. Noi di MKT ci occupiamo di conservazione da oltre 10 anni e non siamo d’accordo.
E’ vero che l’AdE conserva ‘alcune’ fatture elettroniche, e lo fa gratuitamente. Ma con questo non possiamo dire che l’archiviazione sostituiva delle fatture fatta in azienda non serve, vediamo perché.
Conservazione fatture passive non serve?
L’agenzia delle Entrate fornisce un servizio gratuito di conservazione elettronica online dove è possibile visualizzare le tue fatture elettroniche. Il servizio è ottimo e fornisce anche il Manuale del servizio di Conservazione.
La prima cosa da sottolineare è che questo servizio va espressamente attivato, altrimenti non è funzionante. Inoltre è limitato alle sole fatture emesse e ricevute tramite il sistema di interscambio.
Tuttavia, se sul nostro ciclo attivo possiamo avere certezza, così non è sul ciclo passivo. Esistono infatti intere categorie professionali che sono esentate dalla fatturazione elettronica e che quindi non passano da SDI. Queste fatture semplicemente non verranno conservate dall’agenzia delle entrate.
In generale comunque, anche escludendo casistiche particolari, non è una buona prassi fare affidamento su quanto avrebbe dovuto fare un soggetto ‘terzo’. Soprattutto quando c’è di mezzo l’Agenzia delle Entrate.
La dura legge del sezionale
Un sezionale è la ‘sezione’ o ‘codice’ a cui fa parte una fattura con il suo numero progressivo che la distingue dalle altre. Possono esistere diversi sezionali per il ciclo attivo e per quello passivo. E’ un modo comodo per dividere le fatture magari per dipartimenti oppure seguendo altri schemi.
Ogni sezionale include pertanto un certo numero di fatture. Il principio di omogeneità di conservazione dei documenti fiscali però dice che basta la presenza di una sola fattura elettronica per rendere obbligatoria la conservazione digitale sostitutiva di tutte le fatture di quel sezionale.
E’ quindi evidente come sia rischioso affidarsi a quanto avrebbe dovuto fare un terzo. Ecco perché solo la conservazione delle fatture passive in proprio garantisce il miglior risultato in termini di sicurezza di non incorrere in sanzioni fiscali.
I servizi di conservazione elettronica sostitutiva esterni
Implementare in azienda ex-novo un proprio sistema di conservazione elettronica sostitutiva è alquanto complesso e oneroso. La normativa però prevede l’utilizzo di servizi esterni che garantiscano la conservazione elettronica dei tuoi documenti per 10 anni.
Il Servizio di Conservazione MKT vanta oltre 10 anni di esperienza ed è gestito da professionisti del settore che si prendono cura dei tuoi documenti aziendali importanti come se fossero i loro seguendo le ‘best practice’ del settore.
Non importa quale gestionale tu utilizzi, MKT può aiutarti a conservare qualsiasi documento elettronico secondo le norme più recenti.
